Política y Aviso de privacidad global de CWT
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Última actualización en agosto 2023
Tu privacidad importa
CWT Global B.V. y sus filiales (en adelante conjuntamente CWT) es una empresa de gestión de viajes de negocios, reuniones y eventos, así como productos y servicios relacionados, para empresas de todos los tamaños y organismos públicos y privados, que opera en muchos países del mundo.
CWT se compromete a respetar su privacidad mediante la protección y gestión adecuadas de su información personal, recibida por nuestros clientes corporativos y sus empleados, contratistas o invitados.
Esta Política y Aviso Privacidad Global, describe la información personal que recogemos, cómo la utilizamos y compartimos, en el contexto de la prestación de nuestros servicios, y sus derechos.
¿Por qué recogemos su información personal?
CWT recopila información personal de sus clientes corporativos, sus empleados, contratistas o invitados ("viajeros y asistentes") para la ejecución de sus acuerdos comerciales relacionados con los servicios de viajes, alojamiento, reuniones y eventos, y específicamente:
- la gestión de reservas de viajes, transporte, alojamiento, reuniones y eventos
- la asistencia en la solicitud de visados
- la gestión de los distintivos de los eventos, la papelería, el catering y los servicios audiovisuales
- la presentación de informes sobre el cumplimiento de la política de viajes del cliente corporativo y los gastos de viaje;
- la gestión de los gastos de viaje del cliente corporativo y el análisis del presupuesto;
- la garantía de calidad y la formación;
- la prevención y detección de fraudes e incidentes
- la gestión de la relación con el cliente corporativo, la administración y conciliación de cuentas y la facturación al cliente corporativo
- la gestión y comunicación de información de viajes sobre itinerarios, alertas de seguridad y optimización de tarifas
- la prestación de asistencia al cliente “en línea” y “fuera de línea”; y
- la comunicación de encuestas de satisfacción de viajes.
También procesamos su información personal para la realización de un control de sanciones con el fin de cumplir con las leyes y reglamentos internacionales.
Asimismo, podemos recoger su información de contacto para comunicarle información sobre los productos y servicios de CWT, así como procesar la información para nuestras estadísticas internas agregadas para el análisis del mercado y de las cuentas de los clientes corporativos y la previsión comercial, como nuestros intereses legítimos.
¿Qué información personal recogemos?
Recogemos su nombre, apellidos, número de teléfono, correo electrónico y dirección, país de residencia, nombre de la empresa, cargo, número de identificación de empleado, dirección de protocolo de Internet, sexo, fecha y lugar de nacimiento, información sobre la tarjeta de pago, preferencias de viaje cuando se expresan, como asiento, comida, fumador o no, servicios de asistencia especial (que pueden revelar creencias religiosas y datos relativos a la salud, conocidos como categorías especiales de datos personales en virtud de la legislación europea sobre protección de datos), documentos de identificación con fotografía emitidos por el gobierno (pasaporte o documento de identidad), datos de visado, información de contacto en caso de emergencia, número de billete y detalles del itinerario, información sobre tarifas, información sobre viajeros frecuentes, información sobre tarjetas de fidelidad, información relacionada con las solicitudes de viaje, de vez en cuando grabaciones de audio para la calidad y la garantía en el contexto de los fines descritos anteriormente.
¿Cómo recogemos su información personal?
Una vez firmado el acuerdo comercial con nuestros clientes corporativos, CWT suele recopilar la lista de empleados autorizados a viajar junto con la información personal mínima (nombre, correo electrónico y dirección de la empresa, número de empleado, cargo) de nuestros clientes corporativos y crear un "perfil de viajero" en línea en su base de datos de gestión de perfiles patentada. Al activar la cuenta, los propios viajeros o su organizador de viajes en su nombre pueden introducir más información personal (enumerada anteriormente), según la política de viajes corporativos del cliente y los términos y condiciones de uso de CWT. En los casos en los que se recogen categorías especiales de datos personales, se activa automáticamente un aviso de consentimiento previo junto al campo correspondiente. Los perfiles de los viajeros también pueden rellenarse con información recibida directamente de un proveedor de servicios de herramienta de auto reserva (OBT) si nuestros clientes solicitan los servicios de ese proveedor.
Al organizar reuniones y eventos para nuestros clientes corporativos, CWT recibe información personal mínima (nombre, apellido, datos de contacto, organización, cargo y país de residencia) sobre los asistentes al evento. CWT también puede recibir dicha información personal a través de proveedores de servicios de gestión web, contratados por el cliente.
¿Con quién compartimos su información personal?
Para cumplir con los fines descritos anteriormente, y de acuerdo con las prácticas del sector de los viajes, CWT comparte su información personal con los terceros proveedores de servicios que se indican a continuación:
- Proveedores de viajes (aerolíneas, hoteles, empresas de alquiler de coches, empresas de transporte): estos proveedores proporcionarán el viaje o el alojamiento solicitados;
- Sistemas de distribución general (GDS), que son sistemas de reserva informatizados que mantienen en tiempo real el inventario de plazas de avión y de habitaciones de hotel (incluida la disponibilidad de coches de alquiler, etc.): Los GDS permiten a CWT hacer una reserva preliminar con un proveedor de viajes mientras el viajero o el asistente hacen una confirmación definitiva o una selección alternativa;
- Herramientas de autor reserva o reserva en línea (OBT), que son portales en línea que muestran opciones de aerolíneas y hoteles y actúan como herramienta de gestión de perfiles: Los clientes corporativos solicitarán si desean utilizar una OBT;
- Proveedores de servicios de seguridad;
- Empresas de pago con tarjeta;
- De vez en cuando, organismos gubernamentales de acuerdo con la legislación aplicable; y
- Proveedores de tarjetas de identificación y papelería para conferencias, servicios de catering y servicios audiovisuales.
Nuestros clientes corporativos también pueden solicitarnos que compartamos la información de los viajeros o asistentes con terceros designados de su elección, en relación con los productos y servicios que proporcionamos.
Además, CWT utiliza a terceras empresas para la gestión de sus herramientas y plataformas informáticas. Dichos subcontratistas pueden acceder a sus datos personales, pero sólo para, en nombre de y bajo las instrucciones de CWT, y están obligados a adherirse a las políticas, procedimientos y procesos de CWT y a cumplir con las leyes de privacidad de datos aplicables.
CWT también se reserva el derecho a revelar sus datos personales si así lo exige la ley o si cree de buena fe que dicha acción es razonablemente necesaria para cumplir con la legislación aplicable.
De acuerdo con la Ley de Privacidad del Consumidor de California, en los últimos doce (12) meses, CWT no ha vendido ninguna información personal.
¿Realizamos transferencias internacionales de sus datos personales?
Dada la naturaleza internacional de los servicios de viajes de CWT, las transferencias de datos personales deben realizarse tanto internamente dentro del grupo CWT, sus filiales y empresas conjuntas, como externamente a sus socios globales y terceros proveedores descritos anteriormente.
Cuando sus datos personales se transfieren a un país que no se rige por una ley de protección de datos que ofrezca un nivel de protección de datos equivalente o adecuado al vigente en su país de residencia, o para el que la Comisión Europea correspondiente no ha emitido ninguna decisión de adecuación, CWT ha tomado medidas para garantizar un nivel adecuado de protección de los datos transferidos en el país de transferencia mediante la celebración de acuerdos de transferencia de datos apropiados basados en las Cláusulas Contractuales Tipo de la UE (también conocidas como Cláusulas Tipo Europeas) emitidas por la Comisión Europea. Esto permite salvaguardar su información de acuerdo con las leyes aplicables.
En concreto, en lo que respecta a las transferencias de datos personales dentro del grupo de CWT desde el Espacio Económico Europeo a terceros países, por ejemplo, Estados Unidos, India y Filipinas, éstas están legitimadas en virtud del artículo 46 del Reglamento General de Protección de Datos europeo mediante la suscripción por parte de CWT de las Cláusulas Contractuales Tipo de la Comisión Europea. Para obtener una copia de estas cláusulas, solicítela a globalprivacy@mycwt.com.
¿Dónde almacenamos sus datos personales?
Dado el carácter internacional del grupo CWT, utilizamos varias ubicaciones en todo el mundo para nuestros requisitos de almacenamiento de datos.
En función de la residencia del viajero, CWT almacenará la información del perfil del viajero en la base de datos de gestión de perfiles de CWT en un centro de datos situado en España (para los datos de residentes europeos) o en un centro de datos situado en EE.UU. (para todos los demás datos de residentes). Los datos de los residentes europeos se transfieren internamente a nuestro centro de datos con sede en EE.UU. con el fin de agilizar y rentabilizar los procesos administrativos, incluida la consolidación de las reservas de viajes y los informes de los clientes.
El almacenamiento de los datos financieros se realiza a nivel regional en los servidores de CWT alojados en centros de datos de Estados Unidos, centros de datos de España y centros de datos de Singapur.
Para los datos personales recogidos en la República Popular China (RPC), los datos residentes se almacenan en la RPC.
¿Cómo garantizamos la seguridad de sus datos personales?
Aplicamos y mantenemos continuamente medidas de seguridad administrativas, organizativas, técnicas y físicas para garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y capacidad de recuperación de nuestros sistemas que procesan sus datos personales.
¿Cuánto tiempo conservamos sus datos personales?
Conservaremos sus datos personales durante un período no superior al necesario para los fines para los que fueron recogidos, en particular para cumplir nuestros acuerdos comerciales, prestar nuestros servicios, responder a las consultas sobre el historial de viajes y otras actividades comerciales, cumplir con nuestras obligaciones legales, como la presentación de informes financieros, y dentro de los límites prescritos por la normativa aplicable, y conservar las pruebas para la gestión de disputas, reclamaciones o litigios.
Para más información, consulte nuestra Política de conservación.
Cumplimiento de esta política y de las leyes de protección de datos
CWT se compromete a cumplir tanto con esta Política y Aviso Global de Privacidad como con las leyes de protección de datos y privacidad aplicables, entre las que se incluyen
- El Reglamento General de Protección de Datos Europeo ("GDPR");
- La Ley de Protección de Datos del Reino Unido ("DPA");
- La Ley de Privacidad del Consumidor de California ("CCPA") ;
- La Ley brasileña de protección de datos personales ('LGPD');
- La Ley de Privacidad de Australia;
- La Ley de Protección de Datos Personales de Singapur; y
- La ley china de ciberseguridad ("CSL").
Aviso de protección de datos de marketing directo
Podemos utilizar su información personal de contacto (nombre, apellidos, correo electrónico, nombre de la empresa, cargo, país de residencia) para enviarle comunicaciones de marketing directo.
Cuando usted recibe una comunicación de marketing directo de nuestra parte, es porque usted o su empresa en su nombre han solicitado dicha comunicación, o porque creemos que la comunicación es de interés para usted o su empresa sobre la base de los servicios que proporcionamos a usted y su empresa.
En algunos casos, habremos recogido sus datos de contacto de fuentes públicas o a través de un tercero con el que usted o su empresa en su nombre han acordado compartirlos.
Cuando visite los sitios web de CWT, siempre podrá optar por no facilitarnos sus datos de contacto. Podrá seguir visitando la mayoría de las páginas web de CWT, pero es posible que no pueda recibir nuestros boletines informativos, descargar documentos técnicos o recibir información sobre productos y servicios específicos o invitaciones a eventos, que necesariamente requieren que interactuemos con usted.
Nos basamos en nuestros intereses legítimos para mantenerle informado sobre nuestros productos y servicios. No obstante, si no desea seguir recibiendo comunicaciones de marketing directo, puede hacer clic en el enlace "cancelar la suscripción" que aparece en la parte inferior de la comunicación. En este caso, sus datos de contacto dejarán de ser utilizados en ese sentido.
Cuando contratamos a terceros subcontratistas para gestionar nuestras campañas de marketing, lo hacen en nuestro nombre y bajo nuestras instrucciones, y nos aseguramos de que se comprometen a cumplir nuestras políticas y la legislación aplicable en materia de privacidad y no utilizan sus datos para ningún otro fin.
CWT conservará sus datos mientras usted desee seguir recibiendo nuestras comunicaciones de marketing directo y/o para cumplir con las obligaciones legales, una orden judicial o los requisitos reglamentarios, y para cumplir con su solicitud de "cancelar la suscripción" a las comunicaciones de marketing.
Sus derechos
Usted tiene varios derechos en relación con sus datos personales en virtud de las leyes de protección de datos.
Tiene derecho a acceder y rectificar los datos personales que CWT procesa sobre usted. Cuando sea pertinente y por motivos legítimos, también tiene derecho a la supresión (derecho al olvido) de sus datos personales.
En función de su país de residencia y por motivos legítimos, también tiene derecho a restringir el tratamiento de su información personal y a la portabilidad de los datos.
También tiene derecho a oponerse, por motivos relacionados con su situación particular y en cualquier momento, al tratamiento de sus datos personales, que se basa en nuestro interés legítimo (según el artículo 21 del RGPD).
Si desea ejercer sus derechos, rellene nuestro formulario SAR que iniciará la tramitación de su solicitud.
Información de contacto
Para ponerse en contacto con el responsable de la protección de datos de CWT (o Delegado de Protección de Datos) en caso de preguntas o cuestiones sobre esta Política y Aviso de Privacidad Global, utilice globalprivacy@mycwt.com. Dependiendo de su país de residencia, también puede tener derecho a presentar una reclamación ante su autoridad local de supervisión de la protección de datos.
Para los empleados de CWT
Durante el desarrollo de su relación laboral en CWT, podemos procesar su información personal como se ha descrito anteriormente para los fines de sus viajes de negocios y reuniones y eventos de CWT. Para otros fines y tratamientos relacionados con su empleo, consulte nuestras políticas y avisos internos de la empresa.
Esta política está sujeta a cambios. Los cambios se publicarán de vez en cuando en los sitios web de CWT, por lo que le rogamos que compruebe esta política con regularidad.